En lien avec la future rencontre du 20 juin 2019, l’article présenté aujourd’hui revient sur les bénéfices liés à la gestion de projet.

LES SEPT CRITÈRES POUR FORMULER LES BÉNÉFICES PROJETS

Contexte :

Si le fonctionnement en mode projet rencontre un succès grandissant dans les organisations confrontées à un écosystème en transformation et mouvant, les bénéfices associés au projet sont encore mal appréhendés. Et cela, alors même que la performance opérationnelle de l’organisation est corrélée avec les bénéfices engendrés par les projets. Ces bénéfices jouent aussi un rôle essentiel afin de prioriser les décisions, et justifier la raison d’être du projet.  Toutefois, comme le souligne les auteurs, les organisations semblent encore peu matures sur les bénéfices et même sur la formulation de ceux-ci.

Ils illustrent cela par la proposition de l’Office of Government Commerce (OGC qui a développé, en particulier, la méthode Prince2) qui recommande quatre étapes dans la formulation des bénéfices : identifier les bénéfices, choisir des mesures objectives qui prouvent de façon fiable les bénéfices, recueillir la mesure de référence et décider comment, quand et par qui les mesures seront faites. D’autres auteurs, à la suite, rajoutent la nécessité pour les bénéfices d’être « robustes » et « réalisables ». Une difficulté supplémentaire repose sur l’orientation de la gestion de projet. En effet, les chercheurs distinguent deux approches :

  • L’approche orientée livrables et intrants de gestion de projet. L’accent est mis sur la gestion des intrants et des livrables afin de délivrer en qualité/périmètre, délai et coût.
  • L’approche orientée bénéfice où les projets sont pensés par rapport aux bénéfices qu’ils délivrent et qui va permettre de mesurer non seulement la réussite du projet (en coût, délai et qualité/périmètre), mais aussi la réussite du processus de gestion de projet à travers la réalisation des bénéfices attendus.

Dans leur recherche, ils s’inscrivent dans le cadre de la « théorie de la fixation des objectifs » (goal-setting theory) qui a démontré un lien empirique fort entre des objectifs (dont découlent les bénéfices) explicites/clairement formulés et la performance globale. Dans ce cadre de pensée, les buts stratégiques renvoient aux objectifs opérationnels de l'organisation. Cet ensemble d'objectifs oriente alors la formulation d'objectifs tactiques au niveau du projet, qui sont les bénéfices visés par le projet. Les buts opérationnels (p. ex. le budget et le calendrier d'exécution des livrables) sont les objectifs de plus bas niveau établis pour appuyer l'atteinte des buts tactiques.

Chih et Zwikael proposent alors un cadre conceptuel permettant d’aboutir à une meilleure formulation des bénéfices projet. Leur article se concentre plus particulièrement sur le secteur public.

Résultats :

Les décisions en matière de financement de projet peuvent avoir une influence considérable sur le rendement du projet et de l'organisation. Pourtant, elles sont généralement faites à un moment où l'information disponible est limitée. Un tel manque d'information et/ou l'utilisation d'informations non pertinentes peuvent conduire à de mauvaises décisions de projet. Étant donné le rôle vital des avantages ciblés d'un projet dans une analyse de rentabilisation, des bénéfices ciblés bien formulés peuvent fournir des données fiables et valides dans le processus décisionnel de financement du projet. Cela contribue à son tour à la transparence, favorise un cadre fiable des livrables et réduit le coût, la durée et le niveau de risque du projet.

Pour s’assurer de la bonne formulation des bénéfices, ils proposent sept critères :

Critère

Description

Exemple

Lien avec la stratégie de l’organisation

Le bénéfice doit s’inscrire dans la stratégie de l’organisation

Réduire le temps de traitement d’une tâche pour améliorer l’efficience opérationnelle

Valeur cible à atteindre

Avoir une valeur cible à atteindre en positif ou négatif

Réduction de 25% du temps de traitement d’une demande

Mesurable

Le bénéfice doit pouvoir être mesuré ou être déduit indirectement

Le temps nécessaire pour le traitement d’une demande en comparaison de la situation précédente

Réaliste

Le bénéfice doit être réaliste par rapport au contexte de l’organisation, de ses contraintes

La valeur cible est similaire à ce qui a été réalisé dans une autre entité/organisation

Date de réalisation

Une période de réalisation du bénéfice doit être précisée

Le bénéfice doit être réalisé dans l’année suivant la mise en production du projet

Une personne est responsable de l’atteinte du bénéfice

Un porteur du bénéfice est désigné et est responsable de sa réalisation

X est responsable de la réalisation du bénéfice

Exhaustif

Le bénéfice prend en compte différents aspects (financier, non financier, tactique, stratégique, etc.)  dans sa formulation

En plus de réduire le temps de réalisation de la tâche, la satisfaction de l’utilisateur doit augmenter de 10% et la qualité de 5%

 

Chaque critère est détaillé spécifiquement dans l’article afin d’être clairement défini et compris par les potentiels utilisateurs de ce cadre méthodologique.

La nature exploratoire de ce travail nécessite d’approfondir son application à différents contextes et notamment de tester ce cadre largement afin de s’assurer de la pertinence et l’opérationnalité de chaque critère. Nos travaux actuels pour la rencontre de recherche de juin 2019 s’inscrivent dans cette logique autour des bénéfices liés au PMO d’entreprise au service de la capacité de transformation de l’organisation.

Project benefit management: A conceptual framework of target benefit formulation par Ying-Yi Chih et Ofer Zwikael, publié en 2013 dans International Journal of Project Management. http://dx.doi.org/10.1016/j.ijproman.2014.06.002

Bibliographie indicative :

Baccarini, D. (1999). The logical framework method for defining project success. Project management journal, 30(4), 25-32.

Bradley, G. (2016). Benefit Realisation Management: A practical guide to achieving benefits through change. Londres : Routledge.

Breese, R. (2012). Benefits realisation management: Panacea or false dawn? International Journal of Project Management, 30(3), 341–351.

Jenner, S. (2009). Realising Benefits from Government ICT Investment: A Fool's Errand?. Academic Conferences Limited.

Zwikael, O., & Smyrk, J. (2011). Project management for the creation of organisational value. Londres : Springer.